各學(xué)院（系、部）：
為做好2024屆畢業(yè)生檔案歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、準備工作
各畢業(yè)班的學(xué)生歸檔工作由輔導(dǎo)員負責(zé)，需安排一至兩名班干部負責(zé)本班的學(xué)生檔案整理工作。
二、歸檔工作
手寫材料一律用黑色墨水筆或簽字筆填寫，注明組織蓋章處須蓋上組織公章，如高中檔案、團檔案、成績單、畢業(yè)生登記表、實習(xí)鑒定等。
（一）本科生由院系收集應(yīng)歸入學(xué)生人事檔案的材料有：
1. 入學(xué)時遞交的:
（1）高中檔案（如若丟失，須相關(guān)單位和相關(guān)人員出具丟失證明和知情書）
（2）高考檔案（部分省份不提供此材料，部分省份只提供體格檢查表（勿與高考考生信息表3（體格檢查表）混淆），如若丟失，須相關(guān)單位和相關(guān)人員出具丟失證明和知情書）
（3）團檔案（包括入團志愿書和入團申請書;入團志愿書如若丟失，須相關(guān)單位和相關(guān)人員出具丟失證明和知情書）
2. 在校期間的材料:
（1）高考考生信息表1（報名登記表）
（2）高考考生信息表2（含高考成績）
（3）高考考生信息表3（體格檢查表）
（4）山西醫(yī)科大學(xué)入學(xué)注冊登記表
（5）山西醫(yī)科大學(xué)入學(xué)體檢表
（6）年度鑒定表
（7）成績單
（8）畢業(yè)生登記表
（9）實習(xí)材料
（10）入黨材料
（11）獎勵材料
（12）處分材料
（13）還貸款承諾書
（14）授予學(xué)位材料
（15）派遣證
（16）其他材料
注：①入學(xué)時遞交的材料因各人情況不同而異，必須有公章才有效;
②在校期間（1）-（8）項材料每人均有，其余各項依專業(yè)及個人情況等每人不盡相同。
③只有正式黨員才有入黨材料，包括入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、本人政審情況、外調(diào)材料、推優(yōu)表、積極分子培訓(xùn)登記表、黨課培訓(xùn)登記表、積極分子考察表和預(yù)備期考察表、談話記錄卡，思想?yún)R報等材料不歸檔。
3.完成時間要求：
6月底7月初（根據(jù)授予學(xué)位時間和學(xué)院歸檔情況而定）將收集齊全的畢業(yè)學(xué)生檔案材料裝入其本人的學(xué)生人事檔案袋中，并補充完整《本科生人事檔案一覽表》（附件1），新生檔案交接時未交一覽表的學(xué)院根據(jù)檔案袋中的材料重新填寫一覽表，檔案材料應(yīng)與一覽表內(nèi)容一一對應(yīng)，確保不錯不漏（注意正式黨員材料需單獨裝入黨員檔案袋后再裝入學(xué)生人事檔案袋內(nèi)，黨員檔案袋由院系自行解決），密封前再次確認所有正式黨員的黨員檔案均已裝入學(xué)生人事檔案袋內(nèi)無遺漏，整理完畢的學(xué)生人事檔案袋封口、貼封條、蓋院系公章，并將2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄通知單紙質(zhì)版粘貼至學(xué)生人事檔案袋表面加蓋學(xué)工部公章（2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄通知單電子版由就業(yè)指導(dǎo)中心提供），再移交到學(xué)生人事檔案中心。
4.檔案轉(zhuǎn)寄前準備工作：
完成畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞前，與學(xué)生人事檔案中心辦理相關(guān)材料及檔案的移交，包括：
（1）蓋有院系公章的表格紙質(zhì)版及電子版：《本科生人事檔案一覽表》（附件1）、《本科生畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)寄詳細地址匯總表》（附件2）、《本科生正式黨員名單》（附件3）、《本科生校研名單》（附件4）
（2）蓋有院系公章的《本科生遺留學(xué)生人事檔案名單》（包括北京緩派、延畢等）紙質(zhì)版、電子版（附件5）
（二）研究生由院系收集應(yīng)歸入學(xué)生人事檔案的材料有：
1. 在校期間的材料:
（1）研究生成績單
（2）研究生鑒定表
（3）研究生畢業(yè)生登記表
（4）獎勵材料
（5）處分材料
（6）還貸款承諾書
（7）研究生錄取登記表
（8）授予學(xué)位材料
（9）入黨材料
（10）其他材料
注：①在校期間（1）-（3）、（7）、（8）項材料每人均有，其余各項依專業(yè)及個人情況等每人不盡相同。
②只有正式黨員才有入黨材料，包括入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、本人政審情況、外調(diào)材料、推優(yōu)表、積極分子培訓(xùn)登記表、黨課培訓(xùn)登記表、積極分子考察表和預(yù)備期考察表、談話記錄卡，思想?yún)R報等材料不歸檔。
2.完成時間要求：
6月底7月初（根據(jù)授予學(xué)位時間和學(xué)院歸檔情況而定）將收集齊全的畢業(yè)學(xué)生檔案材料裝入研究生學(xué)籍檔案袋中（各院系自備），并自制《研究生人事檔案一覽表》（附件6），將此袋密封蓋院系章，裝入山西醫(yī)科大學(xué)學(xué)生人事檔案袋外袋，檔案材料與一覽表對應(yīng)，確保不錯不漏，密封前再次確認所有正式黨員的黨員檔案（黨員檔案袋由院系自行解決）均已裝入其本人學(xué)生人事檔案袋外袋內(nèi)無遺漏，整理完畢的學(xué)生人事檔案袋外袋封口、貼封條、蓋院系公章后移交到學(xué)生人事檔案中心。轉(zhuǎn)遞前需將按專業(yè)、學(xué)號排序好的檔案及《研究生畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)寄詳細地址匯總表》（附件7），并將2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄通知單紙質(zhì)版粘貼至學(xué)生人事檔案袋表面加蓋學(xué)工部公章（2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄通知單電子版由就業(yè)指導(dǎo)中心提供），再移交到學(xué)生人事檔案中心。
3.檔案轉(zhuǎn)寄前準備工作
完成畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞前，與學(xué)生人事檔案中心辦理相關(guān)材料及檔案的移交，包括：
（1）蓋有院系公章的表格紙質(zhì)版及電子版：《研究生人事檔案一覽表》（附件6）、《研究生畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)寄詳細地址匯總表》（附件7）、《研究生正式黨員名單》（附件8）、《研究生校研名單》（附件9）
（2）蓋有院系公章的《研究生遺留學(xué)生人事檔案名單》（包括北京緩派、延畢等）紙質(zhì)版、電子版（附件10）
三、查詢工作
學(xué)生檔案經(jīng)學(xué)校寄出后，各班檔案負責(zé)人拍下每位同學(xué)的郵寄單號，學(xué)生可根據(jù)自己的郵寄單號查詢郵件狀態(tài)。如有問題請致電學(xué)生人事檔案中心。
畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作責(zé)任重大，時間緊迫，請各學(xué)院務(wù)必在畢業(yè)生離校之前準確無誤地完成檔案的整理、移交、轉(zhuǎn)遞工作。
（以上表格均可在學(xué)生工作部網(wǎng)站中學(xué)生檔案欄目中下載）
聯(lián)系電話：0351-3985073
辦公地點：師生服務(wù)中心
附件1：本科生人事檔案一覽表
附件2：本科生畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)寄詳細地址匯總表
附件3：本科生正式黨員名單
附件4：本科生校研名單
附件5：本科生遺留學(xué)生人事檔案名單
附件6：研究生人事檔案一覽表
附件7：研究生畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)寄詳細地址匯總表
附件8：研究生正式黨員名單
附件9：研究生校研名單
附件10：研究生遺留學(xué)生人事檔案名單
附件11：關(guān)于2024屆畢業(yè)生檔案的補充通知
